中小企業が「デジタル化」や「AI活用」に踏み出すとき、最大の壁は“ツール選び”でも“費用”でもなく、業務の変え方（＝現場への定着）にあります。“導入したのに使われない“、“入力が面倒で結局Excelに戻る、”担当者が辞めたら止まる“こうした“あるある”は、投資の大小に関係なく起きます。
デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）は、単なるIT購入支援ではなく、業務プロセスの見直しとツール導入をセットで前に進めるための制度です。2026年公募に向けては、IT導入支援事業者・ITツールの事前登録が行われ、早期に申請へつなげる運用が明示されています。
本記事では、申請を検討する中小企業・小規模事業者の方向けに、申請の全体像、失敗しない準備、成功事例、採択後の落とし穴まで、実務目線で整理します。
1. まず結論：採択されやすい会社が最初にやっている3つのこと
申請準備で迷ったら、最初に次の3点だけは押さえてください。
- 「何を買うか」より先に「どの業務を変えるか」を決める
例：請求書発行の手戻りを減らす／問い合わせ対応の一次対応を自動化する／紙の入力をなくす、など。 - “自社に合う支援事業者（ベンダー）”を早めに探す
この補助金は、原則として登録されたIT導入支援事業者と一緒に進めるのが基本です。2026に向けても、事前登録を行うことで「公募開始後すぐに交付申請の招待ができる」とされています。
＝人気の支援事業者ほど早く埋まります。 - 準備書類・アカウントを“先に作っておく”
締切直前に慌てると、入力ミス・添付漏れ・社内承認待ちで詰みます。申請にあたっては、事前の段取りが重要です。
2. 申請前に理解しておくべき「制度の性格」
2-1. この補助金は“長文の事業計画コンテスト”ではない
ものづくり補助金等と違い、デジタル化・AI導入補助金は、フォーム上で「導入するITツール」「対象となる業務プロセス」「導入効果（見込み）」などを整理して提出する性格が強い制度です。
そのため、採択される会社は“文章が上手い”より、業務とツールの紐づけ（整合性）が明確です。
2-2. 対象は「ITツール導入＋必要なオプション等」が中心
2026の事前登録に関する資料でも、ITツールの対象として「ソフトウェア（大分類Ⅰ）」と「オプション（大分類Ⅱ）」が明確に示され、一定の区分は後日受付開始とされています。
申請する側としては、“何が対象経費になりやすいか”は支援事業者と早めにすり合わせるのが安全です。
3. 申請の全体フロー（中小企業側の動き）
ここでは“制度の詳細”より、申請者が実務で迷いやすい順に並べます。
Step1：対象業務を1～3個に絞る（最重要）
業務を広げすぎると、ツールも散らかり、運用も崩れます。まずは次のように絞ってください。
- 売上に近い領域：問い合わせ→商談→見積→受注
- お金に近い領域：請求→入金消込→会計連携
- 時間を食う領域：紙・転記・二重入力・確認作業
“困っている”をそのまま書くのではなく、次の型に落とすと申請が通りやすくなります。
- 現状：手作業・属人化・入力ミス・二重入力
- 変更：クラウド化／自動化／AIで一次処理
- 効果：工数削減・ミス削減・対応速度向上・売上機会損失の減少
Step2：IT導入支援事業者を選ぶ（相性がすべて）
同じツールでも、支援事業者によって「導入設計」「設定支援」「教育」「運用改善」の質がまったく違います。比較の観点はこの4つです。
- 同業種の導入実績があるか
- “導入して終わり”ではなく、運用設計まで伴走するか
- 社内の担当者が忙しい前提で進められるか（丸投げ耐性）
- 申請・実績報告の段取りが丁寧か
2026に向けては支援事業者・ツールの事前登録が行われ、早期の申請開始を想定した運用が示されています。つまり、良い支援事業者ほど早く埋まると考えて動くのが合理的です。
Step3：導入ツールと範囲を確定し、見積・体制・スケジュールを作る
この段階で決めるべきは「買うツール」ではなく、
- 誰が使うか（部署・人数）
- どこまでを対象にするか（範囲）
- いつまでに定着させるか（スケジュール）
です。AIツールの場合、ここが曖昧だと“使わないAI”になります。
Step4：申請情報の入力・添付（支援事業者と分担）
申請作業は、会社側が入力する項目／支援事業者が入力する項目が分かれるケースが多いです。
「誰が、どこまで入力し、どこでレビューするか」を最初に決めてください。
Step5：交付決定後に導入→実績報告まで走り切る
採択（交付決定）はゴールではなくスタートです。むしろ重要なのはここからで、後述する“落とし穴”に注意が必要です。
4. 成功事例（中小企業のリアルに寄せた7パターン）
ここでは、採択されやすい“型”として紹介します（業種は置き換えてOKです）。
事例1：AI-OCR＋ワークフローで「紙の転記」を根絶（建設・士業・製造の事務）
課題：請求書、注文書、納品書の入力に毎月数十時間。ミスも多く、確認が増える。
施策：AI-OCRで読み取り→承認ワークフロー→会計/請求ソフトへ連携。
効果：入力工数と差戻しが減り、月末の残業が大幅に減少。
ポイント：AIは“読み取り精度”だけでなく、例外処理（読めない時の運用）まで設計している会社が強い。
事例2：問い合わせ一次対応をAIチャット＋FAQで自動化（EC・店舗・BtoBサービス）
課題：同じ問い合わせが多く、担当者が疲弊。営業時間外対応も課題。
施策：FAQ整備→AIチャットボット→有人対応へエスカレーション。
効果：問い合わせ対応時間の削減、取りこぼし防止、顧客満足の向上。
ポイント：チャット導入だけだと失敗しがち。FAQの整備こそ本体。
事例3：営業支援（CRM）＋生成AIで提案作成を標準化（受託・人材・士業）
課題：提案書作成が属人化。若手は時間がかかり、品質もばらつく。
施策：CRMで案件情報を統一→生成AIで提案骨子・メール下書きを作成→上長レビュー。
効果：提案スピードが上がり、打ち手が増える。
ポイント：生成AIは“自動提出”にしない。下書き→人が整える運用が安全で成果が出ます。
事例4：受発注・在庫の見える化で欠品と過剰在庫を減らす（小売・卸）
課題：経験と勘で発注し、欠品や廃棄が発生。
施策：在庫・販売データを一元化し、需要予測（またはルールベース）で発注を支援。
効果：欠品率と廃棄の削減、資金繰りの改善。
ポイント：最初から高度なAIを狙わず、データの整備→運用→改善の順が王道。
事例5：勤怠・給与・会計の連携でバックオフィスを“一本化”（小規模全般）
課題：二重入力、締め処理が遅い、ミスが起きる。
施策：クラウド勤怠＋給与＋会計を連携し、入力箇所を最小化。
効果：月次締めの早期化、経営数字の見える化。
ポイント：小規模ほど効果が出やすい。“連携が前提の設計”が鍵。
事例6：RPAで定型事務を削減し、担当者を“売上に近い仕事”へ（製造・サービス）
課題：帳票作成、データ転記、メール送信など定型作業が多い。
施策：RPAで定型事務を自動化し、例外時のみ人が対応。
効果：人手不足下でも回る体制へ。
ポイント：RPAは“つぎはぎ”にすると壊れます。業務の標準化が先。
事例7：社内ナレッジ検索（社内FAQ）で新人立ち上がりを短縮（多拠点・多人数）
課題：教育が属人化し、質問対応が発生。
施策：社内マニュアルを整備→検索・チャットで参照→更新ルールを策定。
効果：教育コスト削減、品質の平準化。
ポイント：AI以前に、“更新する責任者”を決めることが成功条件。
5. 申請で落ちやすいパターン（実務の落とし穴）
落とし穴1：業務とツールがつながっていない
「AIを入れたい」「DXしたい」だけでは弱く、どのプロセスの何が変わるかが見えないと説得力が落ちます。
→ “課題→施策→効果”の三点セットに必ず落とす。
落とし穴2：範囲を広げすぎて運用崩壊
申請のために盛り盛りにすると、導入後に使われません。
→ 最初は1～3業務に絞る。成功したら次年度以降に拡張。
落とし穴3：導入後の「誰が」「いつ」「どうやって」がない
AI・ITは入れた瞬間に成果が出ません。
→ 定着のために「教育」「運用ルール」「例外処理」「更新責任者」を決める。
落とし穴4：支援事業者任せで、社内の意思決定が遅れる
申請が通っても、社内稟議や現場調整で止まる会社が多いです。
→ 社内責任者を1名決め、意思決定の導線を最短にする。
6. 申請準備チェックリスト（最短で整える版）
最後に、社内でそのまま使える形に落とします。
A. 方向性（半日で決める）
- 対象業務を1～3個に絞った
- 現状の困りごとを数字で言える（工数・件数・ミス率など）
- 導入後の姿を一言で言える（例：請求業務をクラウドで一本化）
B. 体制（早いほど良い）
- 社内責任者を決めた（兼務でもOK）
- IT導入支援事業者を比較した（実績・伴走範囲・運用支援）
- 導入スケジュールの大枠を作った（いつまでに定着させるか）
C. 実務（締切直前にやらない）
- 必要書類・アカウント準備の段取りを決めた
- 見積の前提（人数、範囲、オプション）を固めた
- 交付決定後の運用（教育、例外対応、更新責任者）を決めた
7. まとめ：勝ち筋は「業務の絞り込み×相性の良い支援者×定着設計」
デジタル化・AI導入補助金で成果を出す会社は、共通して「小さく始めて、確実に定着させ、次の改善につなげる」という進め方をしています。
そして、その実行を支えるのが、登録されたIT導入支援事業者との協働です。2026公募に向けた事前登録の案内でも、事前登録を行うことで公募開始後すぐに申請を進められる運用が示されており、早めの準備が有利なのは明らかです。
代表挨拶
行政書士藤原七海事務所の藤原です。
当事務所では補助金申請のサポートに力をいれております。
補助金申請のお手続きに何かお困りごとがある方はお気軽にご相談ください。
お問い合わせ
フォーム
プライバシーポリシーをご確認のうえ、送信してください。フォームを送信後、ご入力いただいたメールアドレスに自動返信メールが送信されます。自動返信メールが迷惑メールフォルダに入る可能性がございます。ご確認いただけない場合、そちらもご確認いただけますと幸いです。
電話
LINE
